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Notilus

Leader dans la gestion des frais professionnels

Conscientes des enjeux sous jacents, nombre d’entreprises souhaitent apporter des outils de productivité et d’efficacité à leurs collaborateurs.

Les enjeux

Gain de temps : 50% à 75%
Standardisation et uniformisation des formulaires / processus / contrôles
Application contrôlée de la politique de voyage et des spécificités de l’entreprise
Simplification dans la gestion des obligations légales (DADS, TVA, …)
Structuration du schéma de fonctionnement de l’entreprise (workflow, …)
Maîtrise réelle des frais professionnels (analyses et statistiques fournies avec le logiciel)

Les Solutions

Frais de Mission

Outil idéal pour effectuer les réservations et demandes liées à un déplacement.

Demandes internes

Avances ponctuelles, informations diverses (passeport, vaccin, …), voiture de société, taxi

Réservations externes

Quelles types ? train, avion, voiture, hôtel, …
Qui ? collaborateurs, secrétaire, chargé de voyage ou implant, explant, agence

Comment ?

Bon de commande électronique simple (communication à l’agence de voyages ou prestations via fax ou e-mail) ou bon de commande électronique avec flux aller/retour gestion automatisée en temps réel des opérations pré-trip (réservation) et post-trip (facturation) quotidiennement avec intégration automatique des informations dans Notilus
Ebooking (gestion des réservations en ligne) avec Notilus Travel Link : Développé en collaboration avec American Express Voyages d'Affaires, Notilus Travel Link, solution novatrice, permet d'automatiser et de gérer, en temps réel, l'ensemble des opérations pre-trip et post-trip liées aux déplacements professionnels.
Ordre de mission avec Notilus Travel : Outil idéal pour concevoir et gérer un ordre de mission, Notilus Travel permet une préparation et une gestion simple et rationnelle d'une demande d'engagement de dépense

Fermer Frais de Mission

Gestion des notes de frais

Outil puissant et performant, Notilus Expense permet la gestion complète de la note de frais suite au déplacement d'un collaborateur (mode de validation, comptabilisation, paiement et analyses)

Elaboration de la note de frais

En toute simplicité, le collaborateur effectue la saisie de sa note de frais (devises euro & out, respect de la politique de remboursement, avances, obligations légales, fichier de dépenses par carte affaires). Une fois sa note envoyée dans le workflow pour validation, il peut suivre le déroulement des validations jusqu'au paiement.

Approbation électronique

Chaque contrôleur dispose d'une vision synthétique et détaillée des frais de déplacements sous sa responsabilité. Il a toute latitude pour approuver, refuser, modifier tout ou partie de la note de frais.

Comptabilisation

Après validation, envoi automatique des notes aux services administratifs (prestations possibles : vérification des pièces justificatives avec contrôles automatisés, comptabilisation, interfaçage avec l'ERP, génération des paiements)

Analyse

Mise à disposition d'états standards, d'un générateur d'états, d'une plate-forme Décisionnel

Fermer Gestion des notes de frais

Gestion des frais généraux

L'utilisation de prestataires extérieurs pour l'organisation des voyages entraîne une gestion des factures lourde (réservations multiples, cartes pétroliers, locations, ...). Notilus Over permet d'alléger ces conséquences.