Gestion des factures fournisseurs

Fonctionnalités de la plate forme

La plate-forme Deskom propose les fonctionnalités suivantes :

• Transmission électronique des factures entre les SI/ERP fournisseurs et les SI/ERP acheteurs
• Affacturage en ligne des factures
• Intégration automatisée dans l'outil comptable
• Capacité de rapprochement automatisé de la facture
• Validation de la facture en ligne
• Constitution des règlements de factures
• Processus collaboratif entre fournisseurs et clients sur le traitement des factures et des litiges potentiels
• Capacité de traiter à la fois les flux électroniques et papiers (scanning et indexation, impression déportée)

Dématérialisation fiscale

La plate forme Deskom est conforme aux exigences de la Direction Générale des Impôts en matière de dématérialisation fiscale.

En terme de valeur ajoutée, votre entreprise n'a plus l'obligation coûteuse de maintenir les flux "papier" traditionnels, la facture véhiculée par Deskom faisant l'objet d'un archivage fiscal spécifique étant assimilé à un original.

Externalisation de l'exécution des obligations fiscales liées à la facture :

• Suppression des coûts de traitement liés au papier (fournitures, affranchissement…)
• Rationalisation des flux
• Archivage numérisé : gain d'espace, consultation facilitée…

Pour ce faire la plate-forme réalise les tâches suivantes :

• Contrôle de présence des mentions obligatoires constitutives d'une facture
• Archivage de chaque message émis/reçu
• Constitution de la liste récapitulative
• Constitution et mise à jour du fichier des partenaires
• Archivage fiscal dans un espace exclusivement dédié à chaque entreprise
• Restitution de l'ensemble des fichiers obligatoires.

BasWare Invoice Processing (IP)

BasWare Invoice Processing (IP) est une solution pérenne qui supprime enfin les traitements manuels sur les factures fournisseurs. Cette solution automatise le workflow électronique des factures d’achat, leur vérification, imputation, approbation et transfert vers le système comptable. La flexibilité du système de rapport permet d’accéder à toutes les factures, aux archives personnelles ainsi qu’aux analyses de dépenses.

BasWare Order Matching (OM)

BasWare Order Matching (OM) rapproche la facture traitée de la commande correspondante en fonction de règles prédéfinies. Si le bon d’achat est pré-approuvé, le circuit de validation est automatiquement copié dans le système BasWare Invoice Processing. Aucun workflow supplémentaire n’est nécessaire, la facture peut être directement routée à la comptabilité fournisseur.

BasWare Recurring Invoice Matching (RIM)

BasWare Recurring Invoice Matching (RIM) automatise le traitement des factures récurrentes basées sur des contrats cadres. Ces factures ont généralement des montants et des données d’imputation comptables identiques. Le module rapproche automatiquement les factures avec le contrat dès leur arrivée. Les factures rapprochées sont automatiquement transférées à la comptabilité fournisseur. Seules les factures présentant des anomalies sont envoyées à un destinataire prédéfini pour vérification.

Performance renforcée

• Harmonise et rationalise l’ensemble du processus de traitement des factures
• Diminution du temps passé à régler les litiges
• Supprime les opérations laborieuses de traitement des factures récurrentes
• Accélère le processus d’approbation des factures
• Diminue radicalement le nombre d’erreurs en réduisant au minimum les imputations manuelles
• Elimine enfin les rapprochements manuels commandes-contrats
• Permet une analyse et un reporting rapides et pratiques
• Accélère les recherches de documents papier tels que contrats, factures et autres documents commerciaux

Cohérence, transparence et contrôles renforcés

• L’intégration des pratiques d’excellence permet de respecter les réglementations en vigueur
• Une vérification harmonisée et des pratiques d’approbation avec des capacités de recherche, d’analyse et de rapport efficaces, permettent d’instaurer une certaine transparence dans toute la société
• Contrôle total de chaque facture pendant tout le processus de vérification et d’approbation
• Garantie que les vérifications et approbations sont réalisées conformément aux règles propres à la société
• Meilleure gestion de trésorerie
• Gain de temps pour les auditeurs ou autres intervenants externes souhaitant accéder aux documents commerciaux

Economies et retour sur investissement IT existant

• ROI de moins de 9 mois
• Supprime les intérêts sur échéances en retard et permet d’obtenir des réductions et rabais sur volume
• La facturation électronique minimise les coûts d’envoi et de réception des factures
• Plus besoin d’archiver les documents papier: gain de place aux archives
• Une implémentation rapide et une utilisation facile permettent un démarrage efficace et un déploiement rapide
• Intégration continue aux autres applications (ERP / Comptabilité Fournisseurs)
• Rationalise votre ERP avec sa solution d’automatisation des factures des plus révolutionnaires