Témoignage Mondial Assistance le 14/02/2012

Dématérialisation des factures : quels bénéfices ?Mondial Assistance témoigne !   Mardi 14 février 2012 (...)

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La solution NOTILUS

 

Synthèse des différents modules

 

solution notilus


NOTILUS a été conçu pour traiter l’ensemble de la problématique liée au suivi et à la gestion des frais de déplacement. Modulaire et totalement personnalisable, NOTILUS se compose de :

 

  • NOTILUS TRAVEL qui vous accompagne dans la préparation d’un déplacement : gestion de l’ordre de mission conformément à la politique de voyage, des profils collaborateurs, du type de déplacement, des modes de réservation, des visas…                                                                                                                                         
  • NOTILUS TRAVEL Link, module transversal établissant la connexion avec les agences et fournisseurs de voyages en enrichissant l’information en temps réel des données liées au voyage.

 

  • NOTILUS EXPENSE qui vous permet d’établir et valider les notes de frais conformément à la politique de remboursement, puis de les comptabiliser, payer et analyser.                                                                            
  • NOTILUS GED qui permet la dématérialisation des pièces justificatives.
  • NOTILUS PROCESS, à la croisée  de Notilus et de vos systèmes d’information et prestataires, permet de créer à la carte vos interfaces et de les automatiser.

 

  • NOTILUS OVER  rationnalise le traitement et la compilation de vos frais généraux depuis l’intégration des factures de vos prestataires jusqu’à la comptabilisation de celles-ci, en passant par une ventilation analytique détaillée et un processus de validation.                                                                                                              

                                                                                                                                                                              

  • NOTILUS REPORTING EXPERT qui vous permet de réaliser à façon tableaux de bords et indicateurs de performances diffusable en mode web.

 

NOTILUS fédère ainsi tous les services en s’intégrant parfaitement à votre organisation, responsabilise chacun, formalise ce qui est autorisé et les barrières à ne pas franchir, prévient du contrôle possible et précis, et évite une multitude de ressaisies.

 

 

 

NOTILUS TRAVEL
  notilus travel

 

L’assurance du meilleur taux d’adoption et une conformité inégalée de votre politique voyages, grâce à l’interface la plus conviviale du marché.

 

  • Toute la préparation du voyage orchestrée par NOTILUS (Off line et/ou Online)
  • Gestion du profil voyageur dans NOTILUS (Simplification de la gestion du transactionnel analytique avec l’agence de voyage)
  • Intégration en temps réel des données de réservation (propositions tarifaires, horaires exacts, compagnies, classes…) dans la base de données voyages
  •  Conservation d’un historique complet de l’ensemble des propositions des agences et choix des voyageurs
  •  Véritable gestion d’un workflow de validation post trip avec des données également interne mais aussi liées au voyage (demande d’avances, de visa, …)
  • Application totalement compatible avec les solutions ONLINE du marché
  • Garantie du respect de votre politique voyages
  • Solution unifiée pour la gestion des notes de frais et des voyages

Simplicité + intuitivité = deux atouts gagnants

 


NOTILUS EXPENSE : 

 notilus expense

Notilus Expense accélère, optimise et automatise la gestion des notes de frais de façon rapide et efficace.


  • 4 modes de saisies des notes de frais  (en ligne, via Agenda, avec cartes Affaires ou Offline)
  • Dématérialisation des justificatifs de notes de frais
  • Gestion des avances, des devises, rattachement à un ordre de mission,
  • Garantie du respect de la politique de remboursement (forfait, alerte, réel plafonné, per diem, …)
  • Gestion des véhicules (barème, taux de co², Edition Cerfa « TVTS»)
  • Puissant moteur de workflow offrant les plus larges possibilités de paramétrage (hiérarchique, par projet, par montant, par type de notes de frais, …)
  • Validation possible directement via messagerie
  • Richesse fonctionnelle inégalée des interfaces RH & comptables (+ de 70 systèmes)
  • Récupération automatique de la TVA, simplification des vérifications sur pièce, possibilité de faire du contrôle par sondage
  • Reporting et gestion des états déclaratifs de fin d’année (DADS, TVTS)
  • Gestion des paiements (format SEPA : XML ISO 20 0 22)
  • Adaptation à l’international (6 langues, NIF-Espagne, PERDIEM- Allemagne,…)

 

Convivialité + expertise = deux atouts gagnants

 



NOTILUS OVER : 

 notilus over

Notilus Over facilite et automatise le traitement des factures fournisseurs et en garantit le paiement approprié et rapide.

 

  • Intégration automatique des facturations en provenance de vos fournisseurs cartes logées/BTA, loueurs, téléphonies, pétroliers, autoroutiers, …
  • Imputation des coûts globaux (cartes de pétroliers, relevés autoroutiers, relevés d’agence de voyages,...) à chaque salarié, à un projet et à une mission
  • Enrichissement comptable et analytique des factures
  • Workflow de validation des factures
  • Visualisation de l’avancement de la validation des factures
  • Vision globale des frais professionnels, calcul d’enjeu sur tiers
  • Contrôle automatisé facturation agence de voyage ou carte logée et rapprochement des factures avec la commande de voyage
  • Interface unique à mettre en œuvre vers votre système comptable pour vos multiples fournisseurs

Comptabilisation simple et efficace = deux atouts gagnants

 

 

NOTILUS DECISION : 

Notilus Décision met tout en œuvre pour répondre à votre besoin d'optimisation des frais de déplacement et de réduction des coûts et vous procure une visibilité incomparable.

 

 

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