la-voix-du-nord

Avec FLUCTICIEL, le Groupe LA VOIX fait sa révolution « dématérialisation » – Communiqué de Presse

 

la-voix-du-nord COMMUNIQUE DE PRESSE

Avec FLUCTICIEL, le Groupe LA VOIX fait sa révolution « dématérialisation ».

Au coeur de ce projet stratégique, FLUCTICIEL, intégrateur à valeur ajoutée des solutions Basware et Kofax, permet aujourd’hui au groupe LA VOIX de dématérialiser et d’automatiser le traitement de plus de 30 000 factures fournisseurs annuelles. Ayant tiré de nombreux bénéfices de cette automatisation du cycle des factures fournisseurs et des visas électroniques, le groupe de presse envisage d’aller encore plus loin dans la dématérialisation.

« Au-delà de la réduction des coûts liés aux frais généraux et aux ressources humaines, la dématérialisation des factures fournisseurs était pour nous un moyen de fluidifier et d’optimiser nos processus administratifs et comptables en vue de gagner en traçabilité, en sécurité et en qualité, tout en tirant parti de l’organisation existante« . Nous confie Hugues Vanden Berghe, Chef Comptable de la filiale du Groupe LA VOIX. Afin de relever ces enjeux, le groupe de presse représentant plus de 13 entités de presse écrite, audiovisuelle et multimédia a fait le choix de s’appuyer sur FLUCTICIEL, spécialiste de l’optimisation des processus administratifs et financiers, pour dématérialiser et automatiser le traitement de ses 30 000 factures annuelles émanant de plus de 1 500 fournisseurs. Ainsi, FLUCTICIEL a pris en charge toutes les facettes de ce projet stratégique, de la définition des besoins jusqu’au déploiement des deux solutions logicielles complémentaires de gestion et de numérisation électronique des factures, Basware et Kofax, interfacées à l’ERP People Soft en passant par l’accompagnement au changement via la formation des 80 collacorateurs impliqués. Hugues Vanden Berghe, ajoute « L’automatisation des factures et la mise en place de workflow nous assurent aujourd’hui de nombreux gisements d’économies, de la gestion administrative au traitement des litiges. Outre d’améliorer notre relation avec nos fournisseurs, ce projet nous garantit de bénéficier d’indicateurs comptables performants sous forme de tableaux de bord et de gérer au mieux la récupération de la TVA appliquée aux dépenses engagées« .

Une sélection rigoureuse des solutions logicielles et des prestations associées par le groupe LA VOIX.

Face à un allongement du délai de traitement manuel des factures papiers, sources d’erreurs et d’insatisfaction des fournisseurs, le Groupe LA VOIX, pôle média de plus de 1 300 collaborateurs et d’un chiffre d’affaires de plus de 190 millions d’euros, souhaitait fin 2007 fluidifier et sécuriser ses process administratifs et comptables inhérents. A cela s’ajoutait la volonté de groupe de presse d’améliorer la traçabilité de ses factures selon des règles strictes de rapprochement, gage d’indicateurs et de tableaux de bords pertinents, et de parfaire la récupération de sa TVA liée aux achats. Afin de dématérialiser et d’automatiser le traitement de ses 30 000 factures fournisseurs annuelles, le Groupe LA VOIX désirait enrichir son ERP PeopleSoft d’applications logicielles souples et évolutives de numérisation et de gestion qui s’adaptent à sa nouvelle organisation, un service de comptabilité fournisseur centralisé pour ses 13 entités. Le projet visait à dématérialiser la totalité des factures fournisseurs, mettre  en place des visas et un cycle de validation électroniques auprès de 80 collaborateurs du groupe. Après un « tour d’horizon » des solutions de dématérialisation, le Groupe Voix du Nord a constitué un groupe de travail réunissant des collaborateurs de tous les services impactés (comptabilité, achats, informatique, contrôle de gestion…) en vue de mettre en compétition les solutions et les partenaires sélectionnés. Le projet de FLUCTICIEL, s’appuyant sur les solutions logicielles Basware et Kofax, s’est distingué en répondant précisément aux 20 critères de sélection du Groupe LA VOIX ; qualité du workflow, ergonomie de la solution, facilité d’interfaçage, implication et expertise du partenaire… La signature du contrat entre le Groupe LA VOIX et FLUCTICIEL a eu lieu en mars 2008. Les solutions Basware et Kofax ont été opérationnelles au siège en novembre 2008 et déployées de février à juin 2009 dans toutes les entités du groupe.

Une multitude de bénéfices immédiats pour tous, collaborateurs et fournisseurs du Groupe LA VOIX.

Aujourd’hui, le Groupe LA VOIX s’appuie sur les solutions Basware et Kofax couplées aux meilleurs pratiques de FLUCTICIEL pour gérer en temps réel ses factures fournisseurs dématérialisées, via des visas et un cycle de validation électronique, le tout interfacé à son ERP PeopleSoft. Dès réception, les factures sont numérisées dans les 48 heures, rapprochées automatiquement aux commances concernées, envoyées dans le circuit de validation, imputées et approuvées parallèlement. Désormais, il n’y a plus aucune circulation de factures papiers ; le temps de saisie et de traitement, quant à lui, a été divisé par deux. De plus, le circuit électronique des factures fournisseurs garantit à l’équipe comptable du groupe LA VOIX d’avoir une visibilité globale et réelle des factures, de régler rapidement les litiges voire de bloquer des paiements. Des indicateurs comptables en permanence réactualisés permettent ainsi de réaliser des tableaux de bord pertinents : ces derniers, vont, en outre, fournir aisément au service comptable des éléments de performance et d’exposition. Il en va, de même, pour les managers qui peuvent piloter leur activité, en assurant un suivi électronique des factures et des paiements qui sont tracés et comptabilisés, au jour le jour. Autres bénéfices et non des moindres de ce projet, le Groupe LA VOIX a considérablement amélioré ses relations avec ses fournisseurs, en pouvant les informer à tout moment de l’avancée du traitement de leurs factures. Face au succès de ce challenge, le Groupe LA VOIX se penche sur le projet de dématérialiser dans un premier temps, la passation de ses commandes et dans un deuxième temps, la facturation de ses clients. Hugues Vanden Berghe, conclut « Afin de mener à bien ce projet stratégique, qui devait recevoir l’appropriation de tous dans l’entreprise, du comptable à l’acheteur en passant par le chef de service, soit plus de 80 collaborateurs impliqués, FLUCTICIEL nous a accompagné dans toutes les étapes, de la qualification des besoins à la formation. FLUCTICIEL nous a permis d’acquérir une nouvelle culture « dématérialisation » en vue de valoriser les informations et leurs traitements« .

A propos du Groupe La Voix – le premier groupe de médias au nord de Paris
L’objectif principal du Groupe La Voix est de devenir le média régional de référence sur tous les supports d’information et de communication.Le Groupe La Voix poursuit donc son développement : web – print et télévision, grâce à une politique de proximité, d’anticipation et du « tout info » sur les médias.
•  Les titres de Presse quotidienne Régionale (La Voix du Nord, Nord éclair et Nord Littoral) rassemblent chaque semaine 2 025 000 personnes sur plus de 30 éditions.
•  Internet seul représente 1 710 000 visiteurs uniques par mois et 15 millions de pages vues.
• Wéo, la télé Nord – Pas de Calais compte déjà 907 000 téléspectateurs, 6 semaines après son lancement.

A propos de FLUCTICIEL
Intégrateur de solutions logicielles à fortes valeurs ajoutées, FLUCTICIEL se positionne comme le spécialiste incontesté de l’automatisation et l’optimisation des processus administratifs et financiers des entreprises, de la PME au Grand Compte. Ses domaines de prédilection portent sur la gestion des frais professionnels, la gestion dématérialisée du processus « Purchase to Pay » (gestion des achats et traitement des factures fournisseurs dématérialisées), ainsi que tout ce qui concerne la gestion de la performance des ressources humaines. Dans un environnement économique de plus en plus fluctuant et réglementé, FLUCTICIEL se positionne comme le partenaire stratégique des entreprises qui veulent améliorer leur performance en trouvant des gisements de productivité dans leurs tâches administratives financières & RH quotidiennes. Fort de plus de 100 projets menés avec succès, FLUCTICIEL s’illustre par l’étendue de son environnement de prestations et l’éventail de se expertises. Depuis se création en 2002, FLUCTICIEL connaît une croissance à deux chiffres. Parmi les références de FLUCTICIEL, figurent des noms prestigieux comme Bic, Geodis, MBDA, Lavazza, La Voix du Nord, Le Figaro, Volvo CE, Zodiac Marine & Pool, Nouvelles Frontières…

CONTACTS PRESSE
José Ligero
Tél. : + 33 (1) 56 90 55 91 – E-mail : jligero@flucticiel.com

Retour à la page précédente