Comment gérer l’archivage ?

Aspects légaux et techniques

  • Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant une durées minimales légales. En ce qui concerne des pièces comptables justificatives: bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… la durée de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (art. L.123-22 du code de commerce). Factures électroniques: Les factures électroniques doivent être stockées en France ou dans un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou un droit d’accès en ligne, de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées, ce qui est le cas des états membres de l’UE. Factures papier: Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français. Le lieu de stockage doit être situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration. Voie 1 EDI: les factures doivent être conservées dans leur format d’origine et dans l’ordre chronologique de leur émission tant par l’entreprise émettrice des factures que par l’entreprise destinataire de ces factures sur un support alimentés automatiquement par le SI duquel elles sont issues. Elles doivent aussi pouvoir être restituées en langage clair et intelligible sur écran ou support informatique. Voie 2 Signature électronique qualifiée : les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de cette signature électronique, doivent être conservés dans leur forme et contenu originels par l’entreprise. Voie 3 piste d’audit: les factures sous forme papier ou électronique dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité sont assurées par des contrôles établissant une piste d’audit fiable doivent être conservés dans leur forme et contenu originels par l’entreprise émettrice des factures et par l’entreprise destinataire de ces factures. Par « forme originelle », il faut entendre le support sous laquelle la facture a été créée, émise et reçue, qui peut être papier ou électronique. Par « contenu originel », il faut entendre l’intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d’origine.

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