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Avec FLUCTICIEL, The Phone House France trace ses 40 000 factures fournisseurs annuelles – Communiqué de Presse

 

 

Thephonehouse COMMUNIQUE DE PRESSE

Avec FLUCTICIEL, The Phone House France trace ses 40 000 factures fournisseurs annuelles.

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Paris, le 5 janvier 2009 – Automatiser toutes les étapes du processus de la comptabilité fournisseurs, du bon de commande à la facture, et instaurer des règles efficientes de gestion et d’approbation des achats, tels étaient les enjeux à relever par le N°1 de la distribution indépendante en télécommunication en France.

Afin de mener ce projet stratégique, The phone House France a fait appel à FLUCTICIEL, spécialiste de l’automatisation des process administratifs et financiers, pour déployer la solution logicielle Basware « Purchase to pay », organiser les prestations de scanning des factures du Groupe bernard et optimiser l’ensemble des processus achats et traitement des factures. En moins de quatre mois, FLUCTICIEL a permis a The Phone House France de pouvoir dématérialiser ses 40 000 factures fournisseurs, mettre en place un système totalement automatisé d’approbation des achats et de contrôle budgétaire des dépenses. Liliane Lim, Directeur Administratif et Financier de The Phone House France, nous confie « Filiale à 50% d’une société américaine cotée en bourse, nous devions repenser l’ensemble de notre chaîne d’achat afin de nous mettre en conformité avec la réglementation Sarbanes-Oxley, en vigueur dans notre groupe. Nous voulions aussi mieux suivre nos dépenses, gagner du temps pour nos clôtures mensuelles, mieux prévoir nos échéances de paiements fournisseurs et donc fiabiliser nos prévisions de décaissements« .

Ainsi, le projet de The Phone House France visait à totalement éliminer les factures et les flux papiers, sources d’erreurs, de pertes et de traitements manuels, instituer une politique rigoureuse d’achats selon une table d’autorité et de délégation et suivre précisément les budgets opérationnels. Le choix de la société FLUCTICIEL s’est alors imposé, tant par la solution technologique et l’accompagnement projet proposés. Yann Thébault, Directeur Systèmes d’information de The Phone House France, ajoute : « Après un Benchmark des principales solutions du marché et une étude fine des scénarios d’externalisation du scanning des factures, nous avons été séduits par la réponse de FLUCTICIEL qui s’illustrait par sa clarté et sa compréhension de nos besoins. Elle reposait sur la solution logicielle Basware, totalement adaptée à nos opérationnels, qui couvrait toutes étapes souhaitées, de la dématérialisation des factures au suivi budgétaire« . Il ajoute : « Déjà partenaire de notre société, FLUCTICIEL avait déjà démontré sur le terrain son implication et son accompagnement dans le cadre d’un projet de gestion des notes de frais. Nous lui avons donc, tout naturellement, renouvelé notre confiance« .

La signature du contrat entre FLUCTICIEL et The Phone House France a eu lieu en septembre 2009. Le projet de 4 mois s’est décliné en 5 grandes étapes : constitution d’un référentiel fournisseurs, mise en place de la collaboration avec le Groupe Bernard en charge du scanning des 40 000 factures, création de la table d’autorité et de délégation, constitution du workflow de commandes et d’approbations à partir de la solution Basware et mise en production dans le Service Informatique, premier département équipé de « bout en bout ». Tout au long du projet, FLUCTICIEL, en collaboration avec la DSI de l’entreprise, a particulièrement mis l’accent sur l’accompagnement au changement des collaborateurs afin qu’ils s’approprient rapidement la solution et les nouveaux usages. A terme, plus de 30 collaborateurs exploiteront quotidiennement la solution Basware et les « meilleures pratiques » de FLUCTICIEL.

Les premiers bénéfices du projet mené par FLUCTICIEL ont été rapides pour The Phone House France. Outil structurant par excellence, la solution Basware permet, aujourd’hui à l’entreprise d’être totalement compilant avec les demandes de sa maison mère, en centralisant les achats, en traçant la totalité des factures fournisseurs et en instituant des règles d’approbation ou de refus des dépenses. C’est aussi l’assurance pour la filiale française de gagner en productivité et en sécurité sur toutes les taches administratives liées. Ainsi, The Phone House France se révèle en mesure de respecter scrupuleusement les échéances de paiement, de réduire les litiges, d’effectuer une gestion et un contrôle budgétaire des coûts, et cela avec un service de comptabilité adapté. Autre bénéfice et non des moindres, les Directeurs de Départements de The Phone House vont pouvoir, dès le 1er avril prochain, suivre les budgets dont ils ont la responsabilité, en contrôlant en temps réel les dépenses engagées et les contrats négociés afin d’éviter toutes dérives.
Liliane Lim, Directeur Administratif et Financier, commente : « Ce projet nous a permis indéniablement de gagner en traçabilité et en productivité sur toute  notre chaîne d’achat. Dans les prochains mois, nous souhaitons aller encore plus loin en déployant la gestion des budgets à tous les services avec pour objectif au 1er avril 2010, date de début de notre prochain exercice fiscal d’effectuer en temps réel une gestion et un contrôle des coûts par département. L’introduction du budget dans Basware va également beaucoup nous aider dans le cadre de nos reportings financiers mensuels à prévoir l’exhaustivité de nos dépenses engagées mais non encore facturées« .
Yann Thébault, Directeur Système d’information de The Phone House France, conclut : « Ce projet stratégique, gage de bonne gouvernance, garantit à The Phone House que toutes les dépenses et les factures ont été validées, ce qui évite de manière drastique toutes dérives ou fraudes. A terme, nous souhaitons construire une vision synthétique en temps réel des dépenses et des dépassements budgétaires, et cela sur une seule page d’écran consultable par notre direction« .

A propos de The Phone House
Avec plus de 320 magasins, un site d’e-commerce et 1 500 collaborateurs dans toute la France, The Phone House est le n°1 de la distribution indépendante en télécommunications en France. Grâce à son approche miltimarques , The Phone House a développé une expertise unique sur l’ensemble des segments du marché des télécoms : téléphonie mobile et fixe, accès internet haut débit, offres double, triple et quadruple play, offres duales GSM – Wi-Fi, ordinateurs mobiles et offres de services. The Phone House France est une filiale de Best Buy Europe. Fondée sur sa totale indépendance envers les constructeurs, opérateurs et intermédiaires, la stratégie de The Phone House France est basée sur la prioritée donnée au client et l’impartialité du conseil. The Phone House France représente un chiffre d’affaires de 330 millions d’euros en 2008.
Pour plus d’informations sur The Phone House, visitez : www.phonehouse.fr

A propos de FLUCTICIEL
Intégrateur de solutions logicielles à fortes valeurs ajouteés, FLUCTICIEL se positionne comme le spécialiste incontesté de l’automatisation et l’optimisation des processus administratifs et financiers des entreprises, de la PME au Grand Compte. Ses domaines de prédilection portent sur la gestion des frais professionnels, la gestion déatérialisée du processus « Purchase to Pay » (gestion des achats et traitement des factures fournisseurs dématérialisées), ainsi que tout ce qui concerne la gestion de la performance des ressources humaines. Dans un environnement économique de plus en plus fluctuant et réglementé, FLUCTICIEL se positionne comme le partenaire stratégique des entreprises qui veulent améliorer leur performance en trouvant des gisements de productivité dans leurs tâches administratives financières & RH quotidiennes. Fort de plus de 100 projets menés avec succès, FLUCTICIEL s’illustre par l’étendue de son environnement de prestations et l’éventail de ses expertises. Depuis sa création en 2002, FLUCTICIEL connaît une croissance à deux chiffres. Parmi les références de FLUCTICIEL figurent des noms prestigieux comme Bic, Geodis, MBDA, Lavazza, La Voix du Nord, Le Figaro, Volvo CE, Zodiac Marine & Pool, Nouvelles Frontières…

CONTACTS PRESSE
José Ligero
Tél. : + 33 (1) 56 90 55 91 – E-mail : jligero@flucticiel.com

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