Pernod Ricard

Pernod Ricard rationalise et optimise la gestion des notes de frais et des voyages professionnels de ses collaborateurs – Communiqué de Presse

perno-ricard COMMUNIQUE DE PRESSE

Avec FLUCTICIEL, Pernod Ricard rationalise et optimise la gestion des notes de frais et des voyages professionnels de ses collaborateurs.

Co-leader mondial des vins et spiritueux, Pernod Ricard s’appuie sur la solution logicielle Notilus de DIMO Gestion et les meilleures pratiques de FLUCTICIEL pour assurer une gestion complète des voyages et frais professionnels. Tour d’horizon d’un projet où les nouveaux processus ont permis de forts gains de productivité, tout en améliorant le confort des collaborateurs en déplacement !

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Paris, le 6 janvier 2012 – Passer d’une gestion manuelle sur Excel des notes de frais à un workflow entièrement électronique couplé aux meilleures pratiques de gestion afin de gagner en productivité, en efficacité et en visibilité pour les collaborateurs, tel était le besoin de la Holding du Groupe Pernod Ricard, entreprise résolument internationale.

Afin d’y répondre, les Services Financiers et Achats de Pernod Ricard ont fait le choix de la solution logicielle Notilus, déployée et adaptée par FLUCTICIEL, spécialiste de l’optimisation et de la dématérialisation des processus administratifs et financiers. Aujourd’hui, la solution Notilus gère l’ensemble des processus liés aux frais et aux déplacements professionnels des 170 collaborateurs de Pernod Ricard SA, dans le respect de la politique voyage de l’entreprise. Betsy Bonio, Responsable des Services Financiers, nous confie :  «Outre d’améliorer le traitement administratif et la visibilité du poste de gestion des notes et voyages professionnels, Notilus associé à l’expertise de FLUCTICIEL nous a permis d’améliorer notre taux de récupération de la TVA, au point qu’elle autofinance désormais le loyer mensuel de la solution Notilus que nous exploitons en mode SAAS. » Nathalie Fulconis, Responsable Coordination des Achats de Pernod Ricard SA, met, quant à elle, l’accent sur les bénéfices pour les collaborateurs : « Désormais, via Notilus, nos collaborateurs peuvent réserver en ligne leurs déplacements les plus simples ou passer par l’agence Carlson Wagonlit Travel située dans nos locaux, tout aussi aisément, en ayant une visibilité totale sur les frais engagés et les remboursements en cours de traitement. »

La genèse du projet Afin d’optimiser et rationaliser la gestion des notes de frais et des voyages professionnels, Pernod Ricard SA recherchait une solution logicielle simple d’utilisation afin que les collaborateurs puissent se l’approprier rapidement. A cela s’ajoutait la volonté de s’appuyer sur un intégrateur qui soit en mesure de véritablement appréhender et optimiser ses modes opératoires. La solution logicielle Notilus, leader sur son marché, et l’expertise de FLUCTICIEL, spécialiste de l’automatisation des process et de la dématérialisation, ont fait la différence. Betsy Bonio, Responsable des Services Financiers de Pernod Ricard SA, nous détaille les raisons de son choix : « Au-delà de la parfaite adéquation de la solution logicielle à nos besoins, en termes de richesse fonctionnelle et de prix, nous avons été séduits par la réactivité de FLUCTICIEL qui nous proposait un accompagnement sur l’ensemble du processus « Travel / Expense ». La signature du contrat a eu lieu début 2009, un groupe de travail réunissant les Directions concernées (Services Financiers, Achats, Systèmes d’Information, Ressources Humaines) s’est constitué dans la foulée afin de réaliser une analyse fine des besoins et préparer au mieux les paramétrages nécessaires. Etape par étape, le projet est monté en puissance : à l’automne 2009 déploiement du module Expense de Notilus dédié à la gestion des notes de frais, au printemps 2010 déploiement de Notilus Travel afin de faciliter la gestion des Voyages d’affaires avec l’agence de voyage en place. Au premier semestre 2012, Pernod Ricard reprend le projet  pour couvrir l’intégralité de l’offre NOTILUS en mettant en place le dernier module qui permet de dématérialiser un certain nombre de factures (location de voitures) afin de les intégrer automatiquement dans le système comptable.

Les premiers bénéfices du projet – A tous les niveaux de la gestion de ses processus « Travel / Expense », Pernod Ricard a déjà pu constater une plus grande productivité et efficacité. Ayant plus de 170 collaborateurs dont la majorité voyagent beaucoup en raison de son rayonnement international et de la diversité de ses métiers (plus de 70 filiales dans le monde), Pernod Ricard dispose désormais d’une vision globale sur les budgets engagés. En outre, le workflow électronique garantit aujourd’hui une plus grande fluidité et rapidité dans la gestion administrative des notes de frais, de leur création à leur remboursement en passant par leur validation, via une automatisation et une dématérialisation quasi-totale. Betsy Bonio, nous confirme : « Ayant considérablement allégé nos tâches quotidiennes de gestion administrative des notes de frais, la solution Notilus nous a permis d’absorber une population grandissante de collaborateurs voyageurs suite à nos récentes acquisitions. »

Nathalie Fulconis conclut : « En plus de donner un cadre bien défini à notre politique de frais et voyages professionnels, la solution Notilus permet à nos collaborateurs de suivre précisément les frais engagés et les remboursements de ces derniers, une fois validés, à partir de n’importe quel poste connecté à Internet. Ils gagnent ainsi en confort, tout en s’affranchissant des tâches administratives, à la fois chronophages et à faible valeur ajoutée. »

A propos de Pernod Ricard
Pernod Ricard est le co-leader mondial des Vins et Spiritueux, avec un chiffre d’affaires consolidé de 7 643 millions d’euros en 2010/11. Né en 1975 du rapprochement de Ricard et Pernod, le Groupe s’est développé tant par croissance interne que par acquisitions : Seagram (2001), Allied Domecq (2005) et Vin&Sprit (2008). Pernod Ricard possède l’un des portefeuilles de marques les plus prestigieux du secteur : la vodka ABSOLUT, le pastis Ricard, les Scotch Whiskies Ballantine’s, Chivas Regal, Royal Salute et The Glenlivet, l’Irish Whiskey Jameson, le cognac Martell, le rhum Havana Club, le gin Beefeater, les liqueurs Kahlúa et Malibu, les champagnes Mumm et Perrier-Jouët ainsi que les vins Jacob’s Creek, Brancott Estate, Campo Viejo et Graffigna.
Le Groupe compte près de 18 000 collaborateurs et s’appuie sur une organisation décentralisée, composée de 6 « Sociétés de marques » et 70 « Sociétés de distribution » présentes sur chaque marché clé.
Le Groupe est fortement impliqué dans une politique de développement durable et encourage à ce titre une consommation responsable de ses produits. La stratégie et les ambitions de Pernod Ricard sont fondées sur 3 valeurs clés qui guident son développement : esprit entrepreneur, confiance mutuelle et fort sens éthique.
Pernod Ricard est coté sur NYSE Euronext (Mnémo : RI ; Code ISIN : FR0000120693) et fait partie de l’indice CAC 40.

A propos de FLUCTICIEL
Intégrateur de solutions logicielles à forte valeur ajoutée, FLUCTICIEL se positionne comme spécialiste de l’automatisation et l’optimisation des processus administratifs et financiers des entreprises, de la PME au Grand Compte. Ses domaines de prédilection portent sur :

  • La dématérialisation et l’automatisation des processus Source to Pay : de la gestion des appels d’offres au traitement des factures fournisseurs, en passant par la gestion des commandes d’achats,
  • La dématérialisation et l’automatisation de la gestion des frais professionnels (notes de frais, ordres de mission, réservation des voyages…).

Dans un environnement économique de plus en plus fluctuant et réglementé, FLUCTICIEL se positionne comme partenaire des entreprises qui veulent améliorer leur performance dans la gestion des tâches administratives et financières quotidiennes. Depuis sa création en 2002, FLUCTICIEL connaît une croissance à deux chiffres.
Bic, Geodis, MBDA / EADS, Lavazza, La Voix du Nord, Le Figaro, Volvo CE, Zodiac Marine & Pool et Nouvelles Frontières comptent parmi la centaine de références de FLUCTICIEL.

CONTACT PRESSE
José Ligero
 Tél. : + 33 (1) 56 90 55 91 – E-mail : jligero@flucticiel.com

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